Parents pernah nggak menghadapi suatu situasi ketika pekerjaan rasanya menumpuk dan banyak banget sampai-sampai nggak tahu yang mana yang harus dikerjakan duluan. Atau mungkin Parents pernah berada di situasi ketika rasanya capek banget saking banyaknya yang mau dikerjain, bahkan merasa waktu 24 jam sehari itu kurang. Kalau Parents pernah dalam situasi seperti ini, coba deh Parents gunakan teknik matriks Eisenhower untuk membuat prioritas pekerjaan mana yang harus diselesaikan terlebih dulu.
Matriks Eisenhower adalah sebuah cara untuk mengatur tugas berdasarkan seberapa penting dan mendesak tugas tersebut. Cara ini bisa membantu kita memilah tugas menjadi 4 kategori yaitu tugas mana yang harus diselesaikan terlebih dulu, tugas mana yang bisa dikerjakan nanti, tugas mana yang bisa didelegasikan kepada orang lain, dan tugas mana yang tidak perlu dikerjakan.
Mendesak dan penting mungkin kesannya mirip ya. Tapi ternyata penting dan mendesak itu 2 hal yang berbeda lho! Tugas mendesak artinya tugas yang harus dikerjakan sesegera mungkin. Tugas itu harus segera dilakukan dan diselesaikan dan akan ada konsekuensi jika tugas tersebut tidak diselesaikan tepat waktu. Tugas ini tidak bisa dihindari, dan semakin lama kita menunda untuk mengerjakannya, maka kita akan merasa tertekan dan bahkan mengalami burnout
Contoh dari tugas yang mendesak adalah:
- Menyelesaikan tugas yang memiliki deadline
- Memperbaiki mesin air di rumah
- Menjemput anak dari sekolah
Sedangkan tugas penting adalah tugas yang mungkin tidak perlu langsung segera diselesaikan, namun tugas ini dapat membantu kita untuk meraih tujuan jangka panjang. Meskipun tidak mendesak bukan berarti tugas ini tidak perlu dikerjakan ya. Kita butuh merencanakan kapan waktu yang tepat untuk mengerjakan tugas ini agar dapat diselesaikan secara efisien. Contoh tugas penting adalah;
- Membuat rencana jangka panjang
- Menjalin networking
- Olah raga
- Mengikuti pelatihan atau kursus
Ketika kita sudah mampu membedakan antara tugas mana yang penting dan mendesak, maka kita bisa membagi tugas-tugas tersebut ke dalam 4 kuadran. Apa saja sih kuadran-kuadran yang ada di matriks Eisenhower? Yuk, kita simak
Kuadran 1: Lakukan
Kuadran ini adalah tempat kita meletakkan tugas-tugas yang penting dan mendesak. Ketika ada suatu tugas yang harus segera diselesaikan, ada konsekuensi jika tidak dikerjakan, dan berpengaruh terhadap tujuan jangka panjang kita, maka tugas itu perlu ditempatkan di kuadran 1.
Kuadran 2: Jadwalkan
Ketika ada tugas yang tidak mendesak namun penting, maka tempatkan tugas itu di kuadran 2. Tugas tersebut adalah tugas yang tidak harus diselesaikan segera, namun perlu dijadwalkan kapan untuk mengerjakannya. Kita bisa mengerjakan tugas ini setelah selesai mengerjakan tugas-tugas di kuadran 1.
Kegiatan di kuadran 2 adalah aktivitas yang bisa membuat kita bertumbuh dan membuka kesempatan baru. Ketika mengerjakan tugas di kuadran ini, artinya kita mengerjakan sesuatu yang bisa meningkatkan kemampuan kita yang bisa mendukung untuk meraih tujuan jangka panjang yang telah kita buat
Kuadran 3: Delegasi
Kuadran 3 adalah tempat untuk meletakkan tugas-tugas mendesak namun tidak penting. Artinya tugas ini harus diselesaikan segera namun sebenarnya tidak berdampak terhadap tujuan jangka panjang kita. Karena kita tidak memiliki kelekatan personal terhadap tugas ini dan juga tugas ini tidak membutuhkan kemampuan khusus untuk menyelesaikannya, maka kita dapat mendelegasikan tugas ini kepada orang lain.
Kuadran 4: Hapus
Tugas-tugas yang tidak penting dan tidak mendesak adalah distraksi untuk kita meraih tujuan sehingga tugas ini sebenarnya tidak perlu dilakukan. Tapi bukan berarti kita tidak boleh bersantai-santai ya. Boleh kok kita sesekali nonton TV, scrolling media sosial, atau aktivitas distraksi lainnya asalkan tetap dibatasi. Berdasarkan penelitian, ketika aktivitas di kuadran 4 ini dilakukan secara terus menerus bahkan menjadi kebiasaan, akan berpengaruh terhadap motivasi bekerja dan juga kepuasan terhadap pekerjaan yang dilakukan
Gimana Parents, mulai terbayang ya gimana caranya membagi tumpukan tugas menjadi lebih ringan untuk dilakukan. Ada beberapa tips nih buat Parents untuk mempermudah membuat matriks Eisenhower.
- Coba untuk tulis semua aktivitas dalam 1 hari. Dengan menulis terlebih dulu semua aktivitas, dapat membuat kita berpikir lebih jernih dan mempermudah kita untuk menentukan apakah tugas tersebut penting atau mendesak
- Hapus tugas-tugas yang tidak penting terlebih dulu untuk membantu kita membuat prioritas
- Usahakan untuk membatasi maksimal 8 tugas per kuadran. Dengan begitu maka kita tidak merasa overwhelmed dalam melakukannya. Apabila Parents memang perlu menambah tugas, usahakan untuk menyelesaikan satu tugas di kuadran tersebut terlebih dulu
- Jika kita terlalu banyak menghabiskan waktu di kuadran 1, maka kita perlu membuat rencana mingguan atau bulanan lalu lakukan evaluasi secara berkala. Refleksikan apakah rencana tersebut sudah dilaksanakan dengan baik dan jika belum, apa yang perlu diperbaiki.
- Memberi kode warna. Dengan memberi kode warna, dapat membantu kita untuk memvisualisasikan tugas berdasarkan prioritas.
- Bedakan antara to-do list personal dan pekerjaan. Tugas personal dan profesional (pekerjaan) membutuhkan timeline, metode, dan proses berpikir yang berbeda untuk diselesaikan. Maka dari itu kedua hal ini perlu dipisahkan dan dibuat matriks eisenhower yang berbeda
- Perlu diingat bahwa prioritas tiap orang berbeda-beda. Jadi silahkan buat matriks ini berdasarkan apa yang Parents rasakan ya
Referensi:
Amjad, I. (2019). Eisenhower matrix. https://medium.com/@iqra.amjad128/eisenhower-matrix-da6544ad6788
Scroggs, L. (n.d). The eisenhower matrix. Todoist. https://todoist.com/productivity-methods/eisenhower-matrix
Team Asana. (2022). The Eisenhower matrix: How to prioritize your to do list. https://asana.com/resources/eisenhower-matrix